Rutinernas lov eller hur jag planerar livet

Jag fick lite frågor kring hur jag själv lägger upp planeringen så jag tänkte snabbt visa några exempel på hur det kan se ut när jag planerar för mig själv, inte bara för barnen (som ju har mycket av sin planering i form av bildscheman). Först kommer en massa text, men sen kommer bilderna, så bläddra nedåt bara om du har svårt att läsa så långt!

Uppdatering: Här kan du ladda ner de tomma planeringsbladen

Min pappa brukar säga att när jag blir stressad, då börjar jag sortera livet, och det är nog sant. Jag har ett behov av överblick och struktur, och ungefär på samma sätt som jag helst vill börja laga mat med en tom och avtorkad köksbänk vill jag helst ha helheten och grundplanen klar för mig innan jag funderar över vad jag ska göra just nu, idag eller den här veckan.

Specialinkompetenser

Det finns några saker som stör min planering, ja, utöver min familj då. 😉 Det är mina svårigheter, eller det jag själv gillar att kalla mina specialinkompetenser:

• För det första har jag riktigt dåligt minne. Inte som i ”jag minns inte vad jag hade på mig förra veckan”, utan som i ”jag minns inte att man borde borsta tänderna idag också”. Jag är en fena på att planera, men sen har jag ingen aning om hur jag tänkte eller i vilken ordning saker brukar göras. Jag måste räkna ut det varje gång, även om jag tänkte ut fortsättningen för bara nån timme sen. Det betyder att jag behöver skriva ner saker som ska göras, i listor som jag dessutom sedan måste komma ihåg finns, och ha lätt till hands.
• För det andra blir jag suuuuperfort uttråkad. Om jag ska gå någonstans tar jag helst olika vägar varje gång. Bara att något är bestämt och står på en lista får mig att tappa sugen, eller ännu värre, känna mig som en trotsig treåring som ABSOLUT inte ska göra nåt av allt det där. Även om det är jag som skrivit listan… Turligt nog känner vi varandra väl vid det här laget, jag och min inre treåring, och vi jobbar på att samarbeta.
• För det tredje är jag ganska impulsiv, men har ändå svårt med övergångar. Precis som Madicken får jag nya idéer lika fort som en gris blinkar. Jag kan gå ifrån köttbullarna i stekpannan ”bara en minut” för att jag kommer att tänka på nåt annat, och verkligen inte ha något minne av dem förrän brandlarmet går. Jag kan å andra sidan helt försjunka i det som intresserar mig. Lämnad åt mig själv skulle jag kunna tillbringa dygn i sträck med att läsa, totalt glömsk av irriterande världsliga saker som att man borde äta, sova eller gå på toa. Varje gång jag ska stanna kvar, mot mina impulser, eller sluta med det jag håller på med för att börja med nåt annat, mot mina impulser, går det åt massor av energi för mig. Jag tänker på mig själv som en harpun utan hulling; jag fastnar bara om jag tränger in hela vägen, det vill säga, jag kan bara vara helt koncentrerad på det som verkligen, verkligen ”fångar mitt intresse på nytt var tionde sekund eller så”. Allt annat är som en lång uppförsbacke; det tar massor av energi.
• För det fjärde har jag tidsuppfattning som en dörrspik. Jag har rätt obefintlig känsla för dag, natt, matdags, tid för att göra sig i ordning, resetid… För mig är alla dygnets timmar likadana, och det finns ingen tid som är vikt åt något särskilt, ens om jag gjort en prydlig uppdelning på hur jag borde fördela min tid. Sade jag att jag har dåligt minne? Med åren har jag lärt mig att när jag tänker att något tar fem minuter motsvarar det vanligtvis trettio, och om jag tror att ett projekt kommer att bli klart på en dag behöver jag ha tio dagar på mig. Och larm i mobilen har bokstavligt talat revolutionerat min vardag! Men faktum kvarstår: Som en dörrspik.

Vad är då svaret på alla dessa struligheter? Jo, rutiner!

Rutinernas lov

Ja, jag vet nog vad du tänker nu. Rutiner är jättetråkiga. De rimmar inte på vare sig impuls, tristess eller dörrspik. Men tyvärr är livet i kaos inte heller så roligt, så det är bara att välja; tillbringa tillvaron med att släcka bränder eller bita i det sura äpplet. Tough luck. Om man inte har en naturlig talang för rutiner får man nöta in dem. Med tiden tar de mindre och mindre energi, och blir mer och mer automatiska, går på autopilot. Och om man inte har en särskilt bra innötningsförmåga, eller saknar autopilot, då får man skapa system som är så enkla och väl anpassade att man kan följa dem ändå. 😉

Jag har efter rätt många år förlikats med tanken att på samma sätt som vissa människor har svårt att hålla tonen trots omfattande musikalisk träning, kommer jag kanske alltid att aktivt behöva välja, skriva ner, starta, fortsätta och fullborda allt som ska göras. Det kanske aldrig kommer att gå automatiskt. Och det får vara okej, för jag kan inte göra något åt det, och jag föredrar att jobba med sånt jag kan påverka.

Inspirationskällor

Jag har sedan många år jobbat på att lägga upp ett system för livet och tillvaron som funkar för mig. På vägen har jag haft inspirationskällor, system, program, appar och kalendrar som jag använt med varierande resultat. Några saker som stannat kvar är FlyLady, Getting Things Done (GTD) och HomeRoutines.

Från FlyLady, en amerikansk rutinguru för oss som fötts utan inbyggd ordning och reda, har jag lärt mig värdet av att göra lite i taget och att jobba på små framsteg snarare än stora kliv. ”Housework done incorrectly still blesses your family”, ”Everything worth doing, is worth doing wrong while learning” och ”Babysteps!” är vanliga citat i FlyLady-världen. FlyLady handlar också om att skapa dagliga rutiner, med tanken att om man vet att man ska sortera tvätt men inte när kommer det inte att hända, men om man sorterar lite tvätt varje dag innan man kliver i duschen, då kommer det att räcka för att hålla tvättbänken tom, och skulle man inte hinna idag, då vet man att imorron kommer nästa tillfälle, så det är ingen katastrof.

David Allens Getting Things Done fokuserar på att dela upp sysslor, projekt och idéer i ”next actions” (NAs), det vill säga ”Nästa steg”. Ofta är det mer effektivt att ha klart för sig vad som ska göras härnäst (leta efter telefonnumret till Js pappa på klasslistan) hellre än vilket mål som ska nås (bestämma presenter till klasslärarena ihop med klassföräldrarna). Det förra är en faktiskt syssla, något man kan göra. Det senare är ett mål, inte något man kan utföra som ett enda steg. Och om man har klart för sig de närmaste tre-fyra stegen i ett projekt räcker det oftast tills man har tid att planera och dra upp de stora linjerna nästa gång.

HomeRoutines är en iOS-app för att skapa checklistor över dagliga rutiner. Varje lista visas bara på de dagar man själv valt, till exempel kan man ha en kvällsrutin på helger och en annan på vardagar, eller listor som syns med andra intervall.

När systemet inte funkar (inte om)

Det finns ingen one-size-fits-all när det gäller att få struktur på livet, inget system som passar alla. Det är i vardagen som man formar sina egna strategier, testar nya idéer, och jobbar in nya vanor. Det tar lång tid, och då menar jag inte en månad eller två, utan snarare år eller decennier. Och eftersom livet är ett pågående projekt behöver våra strategier och rutiner vara det också. Det som funkade igår kanske inte alls passar idag.

Jag har plockat massor av russin från GTD, FlyLady, HomeRoutines och andra inspirationskällor, men om jag inte får ett system att fungera, då utgår jag från att det är det nog inte mig det är fel på utan systemet. Jag är varken dum, lat eller obeslutsam, så när något inte fungerar för mig, i min vardag, då tänker jag att det finns något i systemet som gör att jag snubblar och inte lyckas. Jag tänker på det som proppar i en bränsleslang eller något som fastnat i nyckelhålet på den där dörren jag försöker låsa upp. Små saker, kanske saker som andra inte skulle snubbla över, men med stor effekt för mig. Och så försöker jag hitta de där sakerna, och rätta till dem.

Till exempel utgår GTD från att man i stunden ska komma på vilken sorts NAs man ska jobba med, som ”nu ska jag passa på att ringa några av de där samtalen på min lista”. Med mitt minne och min förmåga att impulsivt byta plan kommer det ju inte att hända att jag i stunden ens minns att jag HAR en lista. Jag behöver en tidsangivelse och ett färdigt fokusområde, ”idag på förmiddagen ska jag ringa samtalen på min NA-lista” eller imorgon på eftermiddagen ska jag göra de där ärendena på stan”. Jag förhåller mig vanvördig till organisationssystem och -gurus, det som inte funkar för mig måste ändras, så är det bara.

Jaja, så långt en massa snack. Nu kommer lite bilder.

Uppdatering: Här kan du ladda ner de tomma planeringsbladen

Veckoöversikt

Då och då sätter jag mig och ändrar  i min veckoplanering. Då skriver jag dels ned vilka dagliga rutiner jag ska ha, funderar på om jag behöver larm eller liknande till dem, och på hur dagen som helhet ser ut. Dels gör jag en översikt över vilka veckodagar som olika saker oftast inträffar (tex barnen har gymnastik eller aktiviteter), och dels en lista över veckodagarnas ”fokus” för tre olika områden, jobb, familj och FlyLady, dvs hushållsarbete och städning. Den här listan använder jag inte i vardagen, utan som ett underlag för att planera de stora dragen för varje dag och vecka, och jag ändrar i den efterhand. Så här kan det se ut när den är färdig för tillfället:

De små stjärnorna bredvid rutinerna betyder att det ska finnas en rutinchecklista i appen HomeRoutines som jag använder.

När jag är klar med den här listan kollar jag igenom mina rutiner steg för steg. Jag har dem nedskrivna både som text och i HomeRoutines. Så här kan en rutinlista som sitter i min kalender se ut:

Jag lägger också in eventuella larm för rutinerna, i HomeRoutines, mobilen eller datorn, allt efter vad som passar bäst. En del rutiner har inga påminnelser; till exempel kommer skolbussen när den kommer, då börjar rutinen med namnet ”Barnen hem”.

En enkel kvällsrutin som ”kolla kalendern och barnens veckobrev inför morgondagen, starta diskmaskinen, borsta tänderna” är bättre än ingen rutin alls. I perioder har jag till och med haft olika versioner av rutinerna, för trötta dagar och pigga dagar. Så kan man också göra; som sagt; vanvördighet inför allt vad struktursystem heter är av nöden, eftersom ingen människa är den andra lik.

Gör jag då allt detta? Kort kan man väl säga att nej, det är inte lätt att få till rutinerna, men jag försöker att inte bekymra mig över det jag missar varje dag, utan i stället fokusera på vad jag faktiskt gör. Just nu har jag till exempel en jättedålig migränperiod, då blir det inga veckozoner och bara det viktigaste görs från andra rutiner. Saker som jag prioriterat bort för tillfället brukar jag ta bort ur HomeRoutines-rutinerna eller markera så jag ser att de inte måste göras. Huvudsaken är att jag vet var jag börjar igen när orken kommer tillbaka. Och jag brukar fokusera på en viss rutin under en period, kanske några månader, för att liksom gnugga in den lite hårdare, och kanske märka vad som behöver förändras.

Dagsplanering

Jag har min kalender på datorn och i mobilen, och mina NAs (från Getting things done) har jag i ett GTD-program för macOS som heter Things, men själva dagen planerar jag på papper sedan några månader tillbaka. Att rita och skriva för hand hjälper mig att tänka och jag minns planeringen bättre efteråt.

I min dagsplanering finns symboler för de olika rutinerna inlagda i ungefärlig tid när de ska göras. Eftersom jag är lite kalenderjunkie gör jag mina egna kalenderblad, om jag nån gång skulle köpa färdiga kommer jag ofelbart att reta mig på att inte kunna ändra på ditten och datten. Så här kan ett uppslag se ut:

(Här finns samma uppslag men utan ikoner, för den som vill skriva ut)

Dagen innehåller veckodagens fokusområden från veckoplaneringen, de tre viktigaste sakerna som ska göras idag, plats för listor, anteckningar och så en tidöversikt där jag skriver in hålltider, möten och när jag tänkt jobba med olika projekt eller uppgifter, tex ”trädgårdsarbete” eller ”ringa och maila folk”. Så här kan ett uppslag se ut när det används:

Jag använder mycket post-it-lappar i min kalender, men jag gillar inte de fula neonfärgerna, utan föredrar olika japanska och koreanska märken med fina färger och tryck som gör mig glad. Jag har också färgpennor och en hel massa klistermärken, washitejp och liknande. Kort sagt använder jag allt roligt jag kan hitta för att blidka den inre treåringen. Gillar hon bilklistermärken? Fint! Tycker hon att det behövs lite steampunk-dekor? Självklart! Känner hon för pandabjörnar och MoMoi? Absolut!  Jag måste planera, och om jag i längden ska lyckas med det, då måste jag göra planeringen till ett specialintresse, eller i alla fall tillräckligt roligt för att det inte ska ta emot alldeles förfärligt att öppna kalendern.

Veckodagsplanering

Fokusområdena för veckodagarna från min övergripande veckoplan skriver jag ut på ett papper som är lite bredare än kalendern, som är i A5-format, så att dagarna sticker ut (om jag inte viker in dem). Det ser ut så här:

Veckoöversikt

Jag brukar också ibland göra en översikt över veckan på papper, inte så detaljerad i planeringen, men mer för att jag ska komma ihåg vilka projekt jag måste jobba med, och vad jag har tänkt ska bli klart, och inte tappa bort mig mitt i veckan och börja med annat som kanske inte alls är viktigt. Så här ser min veckoöversikt ut för tillfället, och jag är inte helt nöjd, och använder den inte jättemycket.

Etiketter

Dessutom har jag ibland etiketter som jag skrivit ut olika uppgifter på, till exempel hade jag ett tag som mål att promenera 25 minuter om dagen, dricka vatten och komma ihåg magnesiumtabletterna som profylax mot migrän. I stället för att skriva in det varje dag kan jag klistra in en etikett med en lista att kryssa av. Det är också bra när jag skriver ner mina anteckningar om hur veckan har varit, eftersom jag har en väldigt svårbehandlad migränvariant är det viktigt att i efterhand kunna gå tillbaka och tänka ”vad gjorde jag annorlunda de här tre jättefriska månaderna jämfört med de här tre, när jag var så sjuk hela tiden?”.

Jag gör som sagt etiketter, andra skriver ut på post-it-lappar med sin skrivare. Det går förstås att göra plats direkt i kalenderfilen innan jag skriver ut mina kalenderblad, men den där treåringen ni vet, hon blir gladare av att få klistra in nåt på dagen, än av en lista som redan står där.Hon är rätt lätt att distrahera på det sättet, det är bra. 😉

Summan av kardemumman

Tja, det var väl lite i korthet (långhet?) hur jag tänker och vad som funkar för mig. Jag har lärt mig att uppskatta värdet av rutiner, och hittat en hel del sätt som funkar för mig. Förhoppningsvis kan det inspirera någon annan, eller ge lite nya idéer på vad som kan funka för just dig.

Uppdatering: Här kan du ladda ner de tomma planeringsbladen